எக்சலில் பயன்படும் சில எளிய வழிமுறைகள்

எம்.எஸ்.எக்சல் பயன்பாட்டாளர்களின் பல்வேறு தேவைகளுக்கு ஏற்ப பலவகையான வசதிகளைக் கொண்டுள்ளது. இவ்வகையான வசதிகளை நாம் அறிந்து பயன்படுத்தும் போது எளிமையான மற்றும் விரைவான பயன்களை பெற முடிகிறது. இவ்வாறு பயன்படக்கூடிய சில எளிய மற்றும் மிகவும் பயன்படக்கூடிய சில வழிமுறைகளை இங்கே அறிந்துக் கொள்வோம்.
1. வெவ்வேறு வகையான மதிப்புகளை எளிதில் வேறுப்படுத்திக் காட்ட...
உங்கள் எக்சல் கோப்புகள் சிறப்பான தோற்றம் பெற்றிருக்க வேண்டுமா?
ஒரு எக்சல் கோப்பில் மதிப்புகள் மற்றும் அட்டவணைகளை வேறுப்படுத்திக் காட்ட வேண்டும் என விரும்பினால் அதற்கான வாய்ப்புகளை எக்ஸல் சில சிறப்பான வசதிகளை கொண்டுள்ளது. எடுத்துகாட்டாக நீங்கள் சில எண் மதிப்புகளை, கூடுதல்களை இவற்றை உங்கள் எக்சல் கோப்பில் வேறுபடுத்திக் காட்ட விரும்புகிறீர்கள் என் வைத்துக் கொள்வோம். அதில் உள்ள மதிப்புகளை கூட்டி காட்டுவதற்கான வழிமுறையானது.

முதலில் எந்த கட்டத்தினை (செல்லை) ஃபார்மெட் செய்ய வேண்டுமோ அங்கே கிளிக் செய்யவும். பின் கண்ட்ரோல் 1(Ctrl+1) என்று அழுத்தினால் அதில் கீழ்காணுமாறு ஒரு டயலாக் பாக்ஸ் திறக்கிறது. அதில் அண்டர் லைன் என்கிற காம்போ பாக்ஸை கிளிக் செய்தால்


சில வாய்ப்புகள் காட்டப்படும். இவற்றில் உள்ள வாய்ப்புகள் சரியாக பயன்படுத்துவதற்கான வழிகள் என்னவெனில், ஸிங்கிள் (Single) மற்றும் டபுள்(Double) ஃபார்மெட் (format) போன்றவை எல்லா வகையான தலைப்புகளுக்கும் ஏற்ற அமைப்பு முறையாகும். பகுதி கூடுதல்கள் மற்றும் இறுதி கூடுதல்களை மற்ற செல்களிலிருந்து வேறுபடுத்திக் காட்ட சிங்கிள் அக்கௌண்டிங் மற்றும் டபுள் அக்கௌண்டிங் முறையில் அவற்றை ஃபார்மெட் செய்யலாம். சரியாக பகுதி கூடுதல்களை சிங்கிள் அக்கௌண்டிங் முறையிலும் இறுதி கூடுதல்களை டபுள் அக்கௌண்டிங் முறையிலும் ஃபார்மெட் செய்வதால் சிறப்பாக வடிவமைக்க முடியும்.
2. பூஜ்ஜிய மதிப்புகளை ஒரு எக்சல் கோப்பிலிருந்து நீக்க...
ஏதேனும் ஒரு ஃபார்முலாவின் மூலம் சில இடங்களில் பூஜ்ஜிய மதிப்புகள் உருவாகி விடுகின்றன எனக் கொள்வோம். அந்த பூஜ்ஜிய மதிப்புகளுடன் நாம் கோப்பை வைத்திருத்தல் சரியான அணுமுறையாகாது. இவற்றை நீக்க பொதுவாக குறிப்பிட்ட ஃபார்முலாக்களை பூஜ்ஜியமதிப்புகள் உருவாகும் செல்களிலிருந்து நீக்க வேண்டும். இம்முறை மிகவும் நேரம் பிடிக்கும் ஒரு முறையாகும். இதனை எளிதாக நிகழ்த்த டூல்ஸ் -> ஆப்ஷன்ஸ் என்னும் மெனுவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் அதனால் தோன்றும் விண்டோவில் 'வியூ' என்னும் டாபில் ஜீரோ வால்யூஸ் என்ற தேர்வை மாற்றினால் பின் பூஜ்ஜிய மதிப்புகள் உங்கள் கோப்பில் இருந்து மறைந்து விடும்.

ஒரே செல்லில் தட்டச்சு செய்யும் போது ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட வரிகளை தட்டச்சு செய்ய ஆல்ட் + என்டர் என்று அழுத்தவும். இதனால் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட வரிகள் ஒரே செல்லில் தோன்றும். இதற்கு 'வேர்ட் ராப்' என்ற அமைப்பை எக்சல் ஏற்படுத்திக் கொள்கிறது. இவ்வாறு செய்யப்பட்ட ஃபார்மெட்டிங்கை நீக்க. ஃபார்மெட் -> செல்ஸ் என்பதில் 'அலைன்மென்ட்' என்ற வாய்ப்பை தேர்வு செய்து 'வேர்ட் ராப்' என்பதை நீக்க வேண்டும்.
3. ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட வொர்க் ஷீட்களை ஒரே திரையில் பார்க்க...
ஒரே கோப்பின் வெவ்வேறு வொர்க் ஷீட்களை ஒரே திரையில் வைத்துப் பார்க்க விண்டோ என்ற மெனுவின் நியூ விண்டோ என்ற சப் மெனுவை கிளிக் செய்தால் புதியதாக ஒரு விண்டோவில் அதே கோப்பு திறக்கும். அதில் நீங்கள் பார்க்க விரும்பிய வொர்க் ஷீட்களை தேர்வு செய்து பார்க்கலாம். மேலும் இவ்வாறு தோன்றும் வொர்க் ஷீட்களும் ஒரே ஸ்கிரீனில் தோன்ற செய்ய 'விண்டோ' மெனுவிலிலிருந்து 'அரேஞ்ஜ்' என்ற வாய்ப்பை தேர்ந்தெடுத்து அதில் நீங்கள் விரும்பியவாறு வொர்க் ஷீட்களை வரிசைப் படுத்திப் பார்த்துக் கொள்ளலாம்.
4. ஒரே வொர்க் ஷீட்டின் வெவ்வேறு பகுதிகளை ஒப்பிட்டு காண...
இப்போது நாம் ஒரே வொர்க் ஷீட்டின் வெவ்வேறு பகுதிகளில் உள்ள மதிப்புகளை ஒப்பிட்டு காண விரும்பினால் நாம் 'விண்டோ' மெனுவில் உள்ள ஸ்பிலிட் மற்றும் ஃப்ரீஸ் ஆப்ஷன்களைப் பயன்படுத்தலாம். ஸ்பிலிட் ஆப்ஷனில் நாம் எந்த இடத்தில் உள்ள செல்லை தேர்வு செய்துள்ளோமோ அதனை மையமாக கொண்டு மற்ற இடங்கள் ஸ்பிலிட் அதாவது பிரிக்கப்படும். இதனால் பிரிக்கப்பட்ட ஒவ்வொரு பகுதியையும் நாம் தனித்தனியாக ஸ்க்ரால் செய்து பார்க்க முடிகிறது. இதே போல் ஃப்ரீஸ் ஆப்ஷனானது நாம் தேர்வு செய்த ஒரு ரோவையோ அல்லது காலமையோ மட்டும் அசையாமல் நிறுத்தி வைக்கப்பயன்படுகிறது. இந்த பயன்பாடுகள் மிக எளிதாக ஒரு அட்டவணையின் வெவ்வேறு பகுதிகளை காணப்பயன்படுகிறது.